Blog

| Pauline Siebers

Voorjaarsschoonmaak en data management: zo doe je dat ONLINE

Vanaf mei 2019 ga ik voor onbepaalde tijd op reis en mijn werk potentie achterna. Op dit moment zit ik middenin de voorbereidingen en die vallen samen met de voorjaarsschoonmaak én de start van opschoningen…online!

Noem het toeval, maar mijn reisvoorbereidingen vallen samen met het begin van een oproer rondom internet reglementen en de bewaking van onze online privacy. De verf van de AVR/GDPR is nog maar net droog of de aanpassingen van artikel 13 (vervolgd door artikel 17) zijn al aangekondigd en zelfs Mark Zuckerberg bemoeit zich ermee — eenieder vraagt zich af met welke intentie, maar dat weet alleen Mark zelf. Ik noem het ‘begin van oproer’ omdat ik veel meer mogelijkheden zie om ons internetgebruik beter mee in te richten — een onderwerp waar ik graag op terugkom.

 

Naast het macroniveau van de discussie over wie/wat mag blijven en wie/wat vervangen mag worden op het internet — met nadruk op social media — ben ik op microniveau eveneens een schoonmaak gestart. In de loop der jaren heb ik mijn gegevens bij onnoemelijk veel online platforms, nieuwsbrieven en websites achtergelaten: de helft herinner ik mij niet eens en van de andere helft gebruik ik maar een klein percentage dagelijks. Hoog tijd om te checken wat die sites van mij weten en me af te melden bij gebrek aan gebruik. Halverwege die check besefte ik ineens dat ik een systeem heb gecreëerd wat dit tot een efficient proces maakt en ja, die kunst deel ik natuurlijk graag met jou!

 

ONLINE voorjaarsschoonmaak

Om dit proces zo efficient mogelijk te krijgen, en tevens voor herhaling vatbaar om de zoveel tijd, bestaat het uit drie delen: een basis die je bijhoudt (op het moment dat je je ergens inschrijft), de schoonmaak (op het moment dat je er behoefte aan hebt) en tussentijdse check-momenten.

 

DE BASIS:

Om de basis neer te zetten, mag je waarschijnlijk eenmalig wat extra moeite doen. Wanneer je dit echter bijhoudt, is het daarna een fluitje van een cent — zoals bij iedere schoonmaak dus.

 

Iedere databank die over jouw gegevens beschikt omdat je daar zelf toestemming voor gegeven hebt (precies het punt waar al die privacy regelgeving om draait!), heeft je daarover een e-mail gestuurd. De opzet van de basis bestaat daarom eenvoudig uit het creëren van een map waarin je alle e-mails verzameld die bevestigen dat je jezelf gelinkt hebt aan een website of platform of nieuwsbrief. Zelf gebruik ik daarvoor een map binnen mijn e-mail programma Spark en heb ik die map ‘Broodkruimels’ genoemd. Tegenwoordig heeft nagenoeg ieder e-mailprogramma de optie om mappen of labels aan te maken en daarmee je e-mails overzichtelijk te archiveren. Maar je kunt die e-mails natuurlijk ook opslaan (via ‘Afdrukken’ => ‘Opslaan als PDF’) in een map op je computer of in een programma zoals Evernote bijvoorbeeld. Net waar jij het meest blij van wordt.

 

DE SCHOONMAAK:

Tja, dit onderdeel kán nogal wat tijd in beslag nemen. Zeker wanneer je al heel lang niet meer gekeken hebt naar waar je ook alweer ingeschreven staat, of bekend bent, in de wereld die het internet heet. Ook hier geldt dus: hoe vaker je dit checkt, des te minder tijd je er aan kwijt bent.

 

Voor nieuwsbrieven geldt dat iedere nieuwsbrief tegenwoordig de mogelijkheid tot uitschrijving bevat, meestal via een ‘unsubscribe’ link helemaal onderaan. Mocht je die niet kunnen vinden, dan beantwoord je de nieuwsbrief eenvoudigweg met ‘UNSUBSCRIBE’ als onderwerp en inhoud, bij voorkeur aangevuld met een menselijk ‘alsjeblieft’.

 

Voor websites en overige platforms:

 

1. Ga naar de betreffende site en log in.

2. Lukt inloggen niet? Via ‘Wachtwoord vergeten?’ kom je er onmiddellijk achter of men jouw gegevens nog heeft: zo ja, dan ontvang je een e-mail met inlog-link; zo nee, dan krijg je een foutmelding (= je gegevens zijn al verwijderd) en ben je klaar.

3. Eenmaal ingelogd, ga je naar je account/profiel. Wat staat er over jou ingevuld? Is het relevant en wil je ingeschreven blijven? Dan ben je klaar. Wil je jezelf verwijderen? Dan is er meestal de mogelijkheid om je account/profiel te verwijderen onder ‘Instellingen’. Een andere optie is de ‘Help’ of ‘FAQ’ pagina: vaak staat daar het antwoord op de vraag ‘Hoe verwijder ik mijn account?’. Tegenwoordig staat deze optie ook wel op de ‘Privacy policy’ pagina genoemd en anders vind je daar in ieder geval een e-mailadres om aan te schrijven met je verzoek tot verwijdering.

 

Ik heb meerdere malen mijn aanvraag tot verwijdering via een contactformulier doorgegeven en was blij verrast met enkele reacties. Uiteraard waren dit de ietwat grotere instanties — die met veel verloop van (online) lidmaatschappen te maken hebben — maar mijn verzoek werd iedere keer met veel aandacht en attentie behandeld. De mailwisseling die eruit volgde werd een prachtige ervaring van twee mensen die elkaar met veel warmte gedag zeiden! Ik geniet er altijd van wanneer ik merk dat iemand mij, ondanks de afstandelijkheid en anonimiteit die het internet óók biedt, schriftelijk te woord staat alsof we in dezelfde ruimte tegenover elkaar staan. Mens tot mens dus.

 

DE TUSSENTIJDSE CHECK:

Een organisatie waar ik met veel vreugde mijn e-mailadres heb achtergelaten is dock.io. Zoals op hun ‘about’ pagina te lezen staat:

 

“We believe in a more open and connected internet. We believe you deserve complete control of your information including how and where it’s used. We are on a mission to provide a better solution.”

 

Om de zoveel tijd stuurt dock.io mij een e-mail met de herinnering dat ik even check wie welke informatie van mij heeft. De eerste keer duurt zo’n check wat langer, en is die feitelijk onderdeel van de schoonmaak, maar iedere keer erna wordt de lijst korter omdat ik aangegeven heb waar ik akkoord mee ben en/of waar ik mijn gegevens wil verwijderen.

 

Nu is dock.io een initiatief dat gebouwd is op blockchain en bestaan er uiteraard vele alternatieven. Meer tips en updates worden bijvoorbeeld gegeven op mijnonlineidentiteit.nl. Een Nederlands/Europees alternatief wat vooral gericht is op de datacheck, is My Data Done Right van Bits of Freedom. Ook dat is een zeer aan te bevelen tool om bij te houden wie wat over je weet op het internet!

 

Bewust online zijn

Mocht je nog opzien tegen een dergelijke schoonmaak, neem dan vooral dit bijkomend voordeel in acht: het maakt je veel bewuster op het moment dat je ‘even’ je e-mailadres achterlaat voor die gratis download of dat online webinar of die nieuwsbrief die je nieuwsgierigheid heeft gewekt. Blijf spontaan, geef je op, doe mee, maar houd ook in de gaten wanneer de nieuwigheid eraf is en schrijf je dan vooral weer uit!

 

Ik merk bij mezelf dat ik bij sommige uitschrijvingen aarzel door een gevoel van ‘goed fatsoen’. Een misplaatste vorm van loyaliteit die zegt ‘Wie A zegt, moet ook B zeggen’. Wanneer ik dat merk, vraag ik mijzelf: ‘Oh ja, wie zegt dat? Voor WIE doe ik dit?’ Als het voor de lieve vrede is, voor de vreemde vrees dat iemand mij anders niet meer leuk vindt, serieus…nee dank je.

 

Oké, dan ga ik nu verder met het offline uitzoeken van wat mee mag en wat blijft. Zucht. Heeft iemand daar al een app voor bedacht?

 

 

 

Foto credit: Franki Chamaki – Unsplash

...Social Media Shaman... Your guide for finding your best Self on- and offline... ...Writing is how I express the experiences of who I am and what I do...
Post By Pauline Siebers
pauline

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*